Jobcenter führt elektronische Akte ein

Auch der Dezernent Fred Kupczyk (l.) muss sich wie alle Kolleginnen und Kollegen des Jobcenters in die neue E-Akte einarbeiten, ihm assistieren hier fürs Foto Projektleiter Sven Meister (Mitte) und Björn Haller, Abteilungsleiter Steuerung.

Bürgerfreundlicher, schneller – das Jobcenter hat als Pionier in der Kreisverwaltung die sogenannte E-Akte eingeführt. Die bestehenden Akten wurden allesamt gescannt und in eine Software-Lösung integriert. „Wir können künftig Bürgerinnen und Bürgern Auskünfte viel kurzfristiger und von jedem Standort aus geben – natürlich immer unter Beachtung des Datenschutzes“, unterstreicht Björn Haller, für das Projekt verantwortlicher Leiter der Abteilung Steuerung im Jobcenter, einen wesentlichen Vorteil der E-Akte.

Die E-Akte ist nur der erste Schritt. Der Anbieter der Fachanwendung AKDN-sozial arbeitet daran, dass künftig Anträge wie beispielsweise für Leistungen zum Lebensunterhalt direkt im Internet ausgefüllt, abgeschickt und digital weiterverarbeitet werden können. Ein Meilenstein des Projekts war das Scannen sämtlicher Akten aller Standorte. Den Auftrag vergab das Jobcenter an einen darauf spezialisierten international tätigen Dienstleister: Das Unternehmen aus Berlin übertrug 18.171 Akten mit 2.923.167 Blättern in die digitale Form. Nach dem Scannen kommen die Akten nicht zurück – sie werden vom gleichen Unternehmen nach einer festgelegten Aufbewahrungszeit datenschutzkonform vernichtet.

Eingehende Post wird jetzt vollständig gescannt. Hauptverantwortlich ist dafür die zentrale Poststelle des Jobcenters in der Friedrich-Ebert-Straße. Das bedeutet für die Kunden auch kleine Umstellungen. Sie dürfen jetzt keine Originale, etwa einen Arbeitsvertrag, mehr einreichen – es sei denn, sie werden ausdrücklich dazu aufgefordert. Denn die eingescannten Dokumente werden nur eine Zeit lang aufbewahrt und dann ebenfalls vernichtet, erläutert Projektkoordinator Sven Meister. Er hat seit November 2017 dafür Sorge getragen, dass alle Projektschritte fristgerecht erledigt worden sind. Zum Erfolg des Projekts haben eine Vielzahl von Kolleginnen und Kollegen des Jobcenters beigetragen. Unter dem Aspekt, dass die Einführung der E-Akte auch in den anderen Dezernaten erfolgen soll, begleitete die Abteilung Personal und Organisation den Prozess.

Die digitale Bearbeitung von Anträgen ist bis dato noch nicht medienbruchfrei und keineswegs rein digital. In der Regel sieht es noch so aus: Man lädt sich ein als PDF gespeichertes Formular herunter, füllt es aus und reicht es ein. Zumindest die technischen Vorrausetzungen, um online Anträge auszufüllen und direkt zu versenden, sind auch außerhalb des Jobcenters beim Kreis Gütersloh installiert. Das Serviceportal, in das auch eine Bezahlfunktion integriert werden kann, ist seit Juni online und über die Internetseite des Kreises erreichbar. Bis dato stehen dort allerdings in der Regel nur Dienstleistungen, ihre Beschreibung, Vorrausetzungen, Downloads und Kontaktdaten der Sachbearbeiter zur Verfügung, weil es bisher kaum Online-Anwendungen gibt. Im alten, ebenfalls im Juni abgelösten Internetauftritt des Kreises firmierte dies unter ‚Service von A-Z‘.

Beim Jobcenter denkt man schon einen Schritt weiter: „Auch eine App wäre perspektivisch denkbar“, meint Haller. Aber einen Schritt nach dem anderen: Das Online-Ausfüllen der Anträge bleibt das Nahziel. Zu den häufigsten Anträgen im Jobcenter zählen die Leistungen zum Lebensunterhalt, solche zu Leistungen zur Eingliederung in Arbeit – das sind beispielsweise Umschulungs- und Ausbildungsmaßnahmen, Erstattung von Bewerbungskosten etc. – und die aus dem Bereich Bildung und Teilhabe (BuT). Auf solche Anträge würde man sich auch im nächsten Schritt konzentrieren. Für Haller und Meister steht jetzt erstmal die veränderte Arbeit im Mittelpunkt: „Die Herausforderung ist jetzt, sicherzustellen, dass sich alle Kolleginnen und Kollegen mit der neuen Arbeitsweise vertraut machen.“

Text und Foto: Kreis Gütersloh

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